Häufige Fragen zu Shop, Förderung und Projektablauf

Hier sehen Sie transparent, welcher Weg zu Ihrem Vorhaben passt, welche Unterlagen Sie erhalten, was vor der Installation benötigt wird und wie Ihr Projekt abgeschlossen wird.

Der xpansio-Prozess auf einen Blick

Je nach Einstieg beginnt Ihr Weg im Shop oder im Konfigurator. Die folgenden Schritte zeigen den vollständigen Projektweg.

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    Passenden Einstieg wählen

    Kaufen Sie einzelne Komponenten eigenverantwortlich im Shop oder starten Sie für ein abgestimmtes Wärmepumpenprojekt im Konfigurator.

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    Anfrageweg festlegen

    Wählen Sie zwischen einem kostenfreien Angebot zur Prüfung und den Vertragsunterlagen, die Sie für den KfW-Förderprozess benötigen.

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    Unterlagen prüfen

    Prüfen Sie Stückliste, Leistungsumfang, Zahlungsplan, Bedingungen und die noch offenen Angaben zu Ihrem Gebäude.

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    Beauftragen oder Förderzusage abwarten

    Beim direkten Projektweg beauftragen Sie auf Basis der vereinbarten Unterlagen. Beim KfW-Weg warten Sie die positive Förderzusage ab, bevor die weitere Umsetzung beginnt.

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    Gebäude und Material abgleichen

    Sie reichen die benötigten Gebäudedaten und Fotos ein. xpansio gleicht damit Material, bekannte Schnittstellen und den geplanten Leistungsumfang ab.

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    Termin und Installation abstimmen

    Nach geklärtem Umfang wird der Termin mit dem qualifizierten Installationspartner abgestimmt und die Ausführung vor Ort vorbereitet.

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    Projekt abschließen

    Nach der Installation werden Schlussrechnung, Installationsdokumentation und ergänzende Projektunterlagen geprüft, zusammengestellt und an Sie versendet.

Wer übernimmt was?

Sie als Kunde

Sie liefern vollständige Gebäudedaten und Fotos, wählen den passenden Anfrageweg und prüfen beziehungsweise bestätigen Ihre Unterlagen.

xpansio

xpansio bündelt Produktauswahl, persönliche Unterlagen, Materialplanung, Projektkoordination und die Zusammenstellung der Abschlussunterlagen.

Installationspartner

Der qualifizierte, rechtlich eigenständige Partner stimmt die Ausführung vor Ort ab, installiert den vereinbarten Umfang und dokumentiert seine Arbeiten.

Einstieg und Auswahl

So finden Sie den passenden Einstieg für Ihren Einkauf oder Ihr vollständiges Wärmepumpenprojekt.

Wo starte ich bei xpansio?
Wenn Sie einzelne Produkte bereits sicher auswählen können, starten Sie im Shop. Wenn Sie ein vollständiges Wärmepumpenprojekt mit Angebot, Materialplanung und koordinierter Installation wünschen, starten Sie im Konfigurator.
Wann ist der direkte Kauf im Shop der richtige Weg?
Der direkte Shopkauf passt, wenn Sie die benötigten Komponenten und deren Eignung für Ihr Vorhaben eigenverantwortlich bestimmen können. Produktdaten und Lieferumfang müssen vor der Bestellung geprüft werden; ein einzelnes Produkt ersetzt keine technische Auslegung des gesamten Heizsystems.
Wann sollte ich den Konfigurator nutzen?
Nutzen Sie den Konfigurator, wenn Sie ein vollständiges Projekt planen, Ihre Ausgangssituation strukturiert erfassen und anschließend ein persönliches Angebot oder KfW-Vertragsunterlagen anfordern möchten.
Kann ich eine Wärmepumpe vollständig online kaufen?
Ausgewählte Produkte können Sie direkt im Shop bestellen. Für ein Projekt mit koordinierter Installation führt der Weg über Konfiguration, persönliche Unterlagen, Gebäudefotos, Materialabgleich und Terminabstimmung.
Wie finde ich die passende Wärmepumpe für mein Gebäude?
Entscheidend sind unter anderem Heizlast, Heizflächen, Vorlauftemperatur, Warmwasserbedarf, Aufstellort und vorhandene Anschlüsse. Der Konfigurator erfasst die ersten Angaben; maßgeblich bleiben die projektspezifische Prüfung und der vereinbarte Leistungsumfang.

Angebot, Bestellung und Förderung

Was Sie anfordern, welche Unterlagen Sie erhalten und wann daraus ein Auftrag wird.

Was passiert nach dem Konfigurator?
Ihre Angaben bilden die Grundlage für die Produktauswahl und den Warenkorb. Danach wählen Sie, ob Sie zuerst ein kostenfreies Angebot prüfen oder die für den KfW-Prozess vorgesehenen Vertragsunterlagen anfordern möchten.
Was ist der Unterschied zwischen einem kostenfreien Angebot und KfW-Vertragsunterlagen?
Das kostenfreie Angebot dient Ihrer Prüfung und ist noch kein Fördervertrag. Für den KfW-Antrag benötigen Sie gesonderte Vertragsunterlagen mit Förderbedingung. Die aktuelle Reihenfolge erläutern wir auf der Seite Förderung.
Was enthält mein persönliches Angebot?
Das Angebot weist die für Ihr Projekt geplanten Produkte und Leistungen, Preise, Zahlungszeitpunkte sowie erkennbare Annahmen und Ausschlüsse aus. Offene Gebäudedetails können vor der Ausführung noch einen dokumentierten Abgleich erfordern.
Warum erhalte ich einen Zahlungslink?
Der Zahlungslink hält die ausgewählten Positionen für die spätere Zuordnung bereit. Beim KfW-Weg entsteht vor der positiven Förderzusage keine Zahlungspflicht; maßgeblich sind die Bedingungen in Ihren persönlichen Vertragsunterlagen.
Wann wird meine Anfrage verbindlich?
Ein kostenfreies Angebot können Sie zunächst unverbindlich prüfen. Eine Verbindlichkeit entsteht nach den Bedingungen der von Ihnen bestätigten Vertragsunterlagen. Beim KfW-Weg steht der Vertrag unter der dort ausgewiesenen Förderbedingung.
Wie läuft der KfW-Förderweg grundsätzlich ab?
Sie lassen die Förderfähigkeit und persönlichen Voraussetzungen prüfen, fordern die passenden Vertragsunterlagen an, stellen den Antrag im vorgesehenen KfW-Verfahren und warten die Zusage ab. Erst danach geht das Projekt in die Umsetzung. Details und aktuelle Primärquellen finden Sie unter KfW-Förderung.
Wie lange bleiben Angebot und vorbereitete Unterlagen gültig?
Die in Ihrem Vorgang genannten Unterlagen und der vorbereitete Zahlungslink bleiben grundsätzlich sechs Monate ab Erstellung gültig. Entscheidend ist stets das konkrete Gültigkeitsdatum in Ihren Unterlagen.

Projektvorbereitung

Welche Angaben benötigt werden und wie aus dem vereinbarten Umfang ein ausführbares Projekt wird.

Was passiert nach der Beauftragung oder Förderzusage?
Sie erhalten die nächsten projektspezifischen Anforderungen. Dazu gehören in der Regel Gebäudedaten und Fotos. Anschließend werden Materialbedarf, erkennbare Schnittstellen und der geplante Ablauf abgeglichen.
Welche Angaben und Fotos muss ich einreichen?
Benötigt werden projektabhängig Ansichten des Heizungsraums, des Bestandssystems, möglicher Leitungswege, des Aufstellorts, elektrischer Anschlüsse und relevanter Typenschilder. Sie erhalten für Ihr Projekt eine konkrete Anforderung, damit nichts Unnötiges fehlt.
Warum ist die Fotodokumentation vor der Installation wichtig?
Die Fotos machen Zugänge, Platzverhältnisse, Anschlüsse und mögliche Zusatzarbeiten früh sichtbar. Sie unterstützen die Materialplanung und die Vorbereitung des Installationspartners, ersetzen bei unklaren Punkten aber keine weitere technische Prüfung.
Wie wird der Materialbedarf geprüft?
xpansio gleicht die bestellte oder angebotene Stückliste mit den eingereichten Projektangaben ab. Abweichungen oder noch offene Positionen werden vor der Ausführung geklärt und dem Projekt zugeordnet.
Was passiert, wenn sich der Leistungsumfang ändert?
Notwendige Änderungen oder zusätzliche Leistungen werden vor ihrer Beauftragung nachvollziehbar beschrieben. Preis, Auswirkung auf den Ablauf und Zustimmung richten sich nach den für Ihr Projekt vereinbarten Unterlagen.

Lieferung und Installation

Wer welche Aufgabe übernimmt und wann Termin, Lieferung und Ausführung feststehen.

Wer liefert und wer installiert meine Wärmepumpe?
Die Lieferung richtet sich nach Bestellung und Projektplanung. Bei Projekten mit koordinierter Installation übernimmt ein qualifizierter, rechtlich eigenständiger Installationspartner die vereinbarten Arbeiten vor Ort.
Welche Aufgaben übernimmt xpansio und welche der Installationspartner?
xpansio bündelt Produktauswahl, Unterlagen, Materialplanung und Projektkoordination. Der Installationspartner verantwortet die mit ihm abgestimmte Ausführung vor Ort und erstellt die zugehörige Installationsdokumentation. Ihre konkreten Vertragspartner und Leistungen ergeben sich aus den persönlichen Unterlagen.
Wann wird mein Installationstermin verbindlich bestätigt?
Der Termin wird abgestimmt, sobald Beauftragung beziehungsweise Förderzusage, erforderliche Gebäudedaten, Materialabgleich und Verfügbarkeit geklärt sind. Erst die konkrete Terminbestätigung ist für Ihr Projekt maßgeblich.
Wie lange dauert die Lieferung?
Die Lieferzeit hängt von Produktverfügbarkeit, vollständigem Materialumfang, Lieferadresse und Projekttermin ab. Den konkreten Stand erhalten Sie für Ihre Bestellung oder im Rahmen der Terminabstimmung.
Wie lange dauert die Installation?
Die Dauer hängt von Bestandssystem, Zugänglichkeit, Leitungswegen, Elektroarbeiten und vereinbartem Umfang ab. Der Installationspartner stimmt die erwartete Dauer nach der Projektvorbereitung mit Ihnen ab.
Was passiert, wenn vor Ort zusätzliche Arbeiten sichtbar werden?
Der zusätzliche Bedarf wird dokumentiert und mit Ihnen geklärt. Soweit keine dringende Sicherungsmaßnahme erforderlich ist, werden zusätzliche kostenpflichtige Leistungen erst nach nachvollziehbarer Abstimmung ausgeführt.

Zahlung, Abschlussunterlagen und Service

Wie Zahlungen, Schlussrechnung, Projektdokumentation und die Zeit nach der Installation zusammenhängen.

Wie funktioniert die Zahlung?
Zahlungsbeträge und Fälligkeiten stehen im persönlichen Angebot beziehungsweise Vertrag. Beim KfW-Weg ist vor positiver Förderzusage keine Zahlung fällig. Bitte verwenden Sie für Zahlungen nur die in Ihrem Vorgang ausgewiesenen Wege.
Wann erhalte ich meine Rechnung?
Rechnungen werden entsprechend dem vereinbarten Zahlungsplan im Projekt bereitgestellt. Die Schlussrechnung wird nach dem dafür vorgesehenen Projektstand in die Abschlussunterlagen aufgenommen.
Was gehört zu meinen Abschlussunterlagen?
Je nach Projekt enthalten die Abschlussunterlagen die Schlussrechnung, die vorliegende Fotodokumentation der Installation und ergänzende Projektunterlagen. Maßgeblich sind die tatsächlich für Ihr Projekt vorhandenen und geprüften Dokumente.
Wann erhalte ich die vollständigen Abschlussunterlagen?
Sobald Installation, Installationsdokumentation und Schlussrechnung vollständig vorliegen, prüft xpansio die Zusammenstellung. Danach werden die vollständigen Unterlagen gezielt an die in Ihrem Vorgang hinterlegte Kundenadresse versendet.
Was mache ich bei einer Störung oder einem Defekt?
Melden Sie sich über die Kontaktseite mit Bestell- oder Angebotsnummer, einer kurzen Fehlerbeschreibung und – wenn hilfreich – Fotos. xpansio ordnet den Fall dem Projekt zu und stimmt die nächsten Schritte mit Hersteller, Service- oder Installationspartner ab.
Welche Gewährleistung oder Garantie gilt?
Es gelten die gesetzlichen Rechte, die jeweiligen Herstellerbedingungen und die in Ihren Unterlagen ausgewiesenen Leistungen. Bewahren Sie Rechnung, Seriennummern und Abschlussunterlagen für die Bearbeitung eines Falls auf.
Kann ich Wartung oder Service ergänzen?
Verfügbare Wartungs- und Serviceleistungen können passend zu System und Region ergänzt werden. Den aktuellen Leistungsumfang finden Sie unter Service und Wartung oder in Ihren persönlichen Projektunterlagen.