Transparenzhinweise

Transparenzhinweise: digitale Prozesse, Automatisierung und KI bei der xpansio GmbH

Stand: 01.06.2026

1. Worum geht es?

xpansio nutzt digitale Systeme, um Wärmepumpen-Projekte nachvollziehbar zu planen: vom regelbasierten Konfigurator über die klare Wahl zwischen kostenfreiem Angebot und Unterlagen zur Förderung, Zahlungsplan, Fotodokumentation, Installateurkommunikation und Backoffice-Protokollierung bis zur Rechnungs- und Zahlungszuordnung.

Diese Systeme unterstützen unsere Arbeit. Sie treffen keine endgültige rechtliche, finanzielle, Förder- oder Installationsentscheidung über Sie. Verbindliche Angebote, Projektentscheidungen, Stornierungen und besondere Einzelfälle werden durch Menschen geprüft.

2. KI- und Assistenzfunktionen

Keine KI im Konfigurator: Der Wärmepumpen-Konfigurator arbeitet regelbasiert und deterministisch. Er nutzt Ihre Antworten, Produktdaten, technische Auslegungsregeln und hinterlegte Preis-/Materiallogik, um eine unverbindliche Empfehlung und Stückliste zu erstellen. Konfigurator-Eingaben werden nicht an OpenAI übermittelt.

OpenAI-Hilfe im Backoffice: Der interne Hilfe-Assistent beantwortet Fragen zur Bedienung des Systems anhand freigegebener Repo- und Dokumentationsauszüge. Er hat keinen direkten Zugriff auf Kundendatenbanken, Secrets oder Zahlungsdaten.

Qonto-KI-Ausgabenanalyse: Optional kann eine interne Analyse wiederkehrender Kontoabgänge genutzt werden. Dafür werden minimierte Buchungsinformationen wie Datum, Betrag, normalisierter Buchungstext und technische ID verarbeitet; IBAN, Kontokennung, Kundendaten und Secrets werden nicht an die KI gegeben.

Sentry Auto-Fix-Triage: Fehler aus Sentry können intern vorsortiert werden. Automatische Änderungen sind nur für explizit freigegebene, kleine Safe-Fix-Muster vorgesehen und laufen über GitHub-Branches bzw. Pull Requests. Unklare oder kritische Fehler werden per Mail eskaliert.

3. Wichtige Systeme ohne eigene verbindliche Entscheidung

Regelbasierter Konfigurator: technische Eingaben, Produktauswahl, Auslegungsdaten, Stückliste und Preislogik ohne KI-Entscheidung.

Shopify: Webshop, Warenkorb, Checkout und Produktdaten.

xpansio Backoffice auf Hetzner: interne Steuerung von Angeboten, CRM, Zahlungsstatus, Fotodokumentation, Installateurdaten, Lieferanten, Logs und Compliance-Dokumentation.

HubSpot: Kundenhistorie, Kontakte, Deals und Kommunikationsnotizen.

Lexoffice: Angebote, Rechnungen und steuerlich relevante Dokumente.

Qonto: Zahlungseingangsabgleich und Liquiditätsübersicht.

Microsoft 365 / Microsoft Graph: Versand und Verarbeitung projektbezogener E-Mails.

Cloudflare: DNS-, Netzwerk-, Firewall-, Rate-Limit- und DDoS-Schutz für den öffentlichen Zugriff.

Sentry: technisches Monitoring, Fehleranalyse, Cron-/Uptime-Überwachung und Eskalation kritischer Kundenpfade.

Microsoft Clarity: Webanalyse nur nach entsprechender Einwilligung; Details stehen in der Datenschutzerklärung.

4. Projekt- und Angebotsprozess

Konfigurator- und Angebotsdaten können an Backoffice, Shopify, HubSpot und Lexoffice übergeben werden, damit Angebot, Warenkorb, Zahlungsplan, Rechnungsstatus und Kundenhistorie zusammenpassen. Dabei unterscheiden wir zwischen kostenfreien, unverbindlichen Angebotsanfragen und Unterlagen zur Förderung als verbindlicher Anforderung einer Auftragsbestätigung / eines Lieferungs- und Leistungsvertrags mit aufschiebender Bedingung. Vorbereitete Zahlungslinks können zur späteren Zuordnung bereits bereitgestellt werden. Foto- und Dokumentationslinks sind projektbezogen und dienen der Vorbereitung und Abstimmung mit zertifizierten Installationspartnern.

5. Grenzen der Automatisierung

Automations- und Assistenzsysteme können Fehler machen, Daten falsch einordnen oder technische Störungen haben. Deshalb protokolliert xpansio kritische Kundenpfade, überwacht Fehler und sieht manuelle Prüf- und Korrekturwege vor. Sie können sich bei Fragen jederzeit an xpansio wenden.

6. Menschliche Aufsicht

Alle durch KI-Systeme erzeugten Inhalte, Empfehlungen oder Analysen dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Mitarbeiter. Die endgültige Entscheidung über Angebote, Vertragsannahmen, fördermittelrelevante Aussagen, Reklamationen und technische Freigaben erfolgt ausschließlich durch qualifizierte Mitarbeiter von xpansio oder autorisierte Partner.

7. Unternehmensrolle

xpansio ist ein digitaler Anbieter für Wärmepumpenlösungen. Die Planung, Koordination und Kundenbetreuung erfolgt durch xpansio. Handwerkliche Installationsleistungen werden durch qualifizierte Partnerbetriebe erbracht.